Ein verständlicher Alltagstext beantwortet die Fragen seiner Leser möglichst direkt. Wer eine Einladung, einen Hinweis oder eine kurze Anleitung schreibt, sollte deshalb zuerst wissen, welche Information gebraucht wird und was danach getan werden kann. Ein Text wird nicht allein dadurch klar, dass er kurz ist. Auch eine sehr kurze Nachricht kann wichtige Angaben auslassen oder mehrdeutig formuliert sein.
Die folgenden Hinweise beziehen sich auf klare Alltagssprache. Sie ersetzen keine fachliche Übertragung in Leichte Sprache. Leichte Sprache folgt eigenen Regeln und sollte mit Menschen aus der Zielgruppe geprüft werden. Für viele gewöhnliche Mitteilungen lässt sich die Verständlichkeit jedoch bereits verbessern, indem Inhalt, Reihenfolge und Gestaltung bewusst auf die tatsächlichen Leser abgestimmt werden.
Die wichtigste Frage zuerst beantworten
Schreiben Sie vor dem Entwurf auf, was die lesende Person nach der Nachricht wissen soll. Bei einem Treffen sind das beispielsweise Anlass, Datum, Uhrzeit und Ort. Bei einer Änderung steht zuerst, was sich verändert und ab wann. Eine lange Einleitung über die Entstehung der Entscheidung kann später folgen, falls sie für das Verständnis überhaupt nötig ist.
Prüfen Sie jede zusätzliche Information auf ihren Nutzen. Interne Abläufe, die für Leser keine Handlung verändern, müssen oft nicht in die Nachricht. Das bedeutet nicht, wichtige Zusammenhänge zu verschweigen. Es hilft lediglich, den Text nach dem Bedarf der Empfänger zu ordnen. Wer schnell den Kern erkennt, kann anschließend leichter entscheiden, welche Einzelheiten noch wichtig sind.
Konkrete Wörter und klare Bezüge verwenden
Allgemeine Formulierungen wie „zeitnah“, „an der bekannten Stelle“ oder „die entsprechenden Unterlagen“ lassen viel offen. Nennen Sie einen tatsächlichen Zeitpunkt, einen genauen Ort oder die benötigten Dokumente, wenn diese Angaben feststehen. Falls etwas noch nicht bekannt ist, sagen Sie das ausdrücklich und erklären Sie, wann oder über welchen Weg die Information folgt.
Achten Sie auf eindeutige Bezüge. Wenn mehrere Personen oder Termine im Text vorkommen, kann ein „sie“ oder „dann“ missverständlich werden. Wiederholen Sie lieber ein wichtiges Wort, statt eine unklare Abkürzung zu verwenden. Fachbegriffe sollten nur stehen bleiben, wenn sie nötig sind. Erklären Sie sie direkt an der Stelle, an der sie erstmals gebraucht werden.
Handlungen in einer sinnvollen Reihenfolge beschreiben
Bei einer Anleitung hilft es, den tatsächlichen Ablauf nachzugehen. Was muss zuerst vorbereitet werden, welcher Schritt folgt und woran ist zu erkennen, dass er erledigt ist? Schreiben Sie eine Handlung pro klar erkennbarem Schritt. Wenn eine Reihenfolge wichtig ist, nutzen Sie eine nummerierte Liste. Bei gleichwertigen Punkten kann eine einfache Aufzählung genügen.
Formulieren Sie aktiv und benennen Sie die handelnde Person, wenn das sonst unklar wäre. „Bitte bringen Sie die ausgefüllte Anmeldung mit“ ist greifbarer als „Die Mitführung der ausgefüllten Anmeldung wird erbeten“. Freundlichkeit braucht keine komplizierte Verwaltungssprache. Ein respektvoller direkter Satz kann zugleich klar und zugewandt sein.
- Die zentrale Information an den Anfang stellen.
- Unbestimmte Angaben durch konkrete Daten und Orte ersetzen.
- Notwendige Fachwörter direkt erklären.
- Handlungsschritte in der tatsächlichen Reihenfolge anordnen.
- Den fertigen Text mit einer passenden Person auf Verständlichkeit prüfen.
Mit Absätzen und Überschriften Orientierung schaffen
Ein neuer Gedanke verdient häufig einen neuen Absatz. Kurze aussagekräftige Zwischenüberschriften helfen, Informationen wiederzufinden. Überschriften wie „Ort und Anreise“ oder „Das bringen Sie mit“ sind für einen Alltagstext meist hilfreicher als abstrakte Formulierungen. Nutzen Sie Hervorhebungen sparsam, damit sie tatsächlich auf die wichtigsten Punkte lenken.
Auch die visuelle Gestaltung beeinflusst den Zugang. Achten Sie auf gut lesbare Schrift, ausreichenden Kontrast und eine übersichtliche Anordnung. Informationen sollten nicht ausschließlich durch Farben unterschieden werden. Ergänzen Sie Wörter oder andere eindeutige Hinweise. Ein Bild kann unterstützen, sollte aber eine notwendige Textinformation nicht ohne passende Alternative ersetzen.
Ein konkretes Beispiel überarbeiten
Die Nachricht „Das Treffen findet nächste Woche wie besprochen am üblichen Ort statt“ setzt viel Vorwissen voraus. Eine verständlichere Fassung nennt Datum, Beginn, Ende und Treffpunkt. Falls eine Antwort benötigt wird, sollte auch stehen, bis wann und an wen. Verwenden Sie in echten Nachrichten nur bestätigte Angaben. Ein schön formulierter Text mit falschen Daten bleibt unbrauchbar.
Prüfen Sie außerdem, ob die Nachricht auch ohne frühere Gespräche verständlich ist. Nicht alle Empfänger erinnern sich an dieselben Einzelheiten oder haben an der ersten Absprache teilgenommen. Ein kurzer wiederholter Kontext kann deshalb sinnvoll sein. Die Hinweise von Aktion Mensch zur inklusiven Öffentlichkeitsarbeit stellen die Bedürfnisse und den Informationsnutzen für die Zielgruppe in den Mittelpunkt.
Die Verständlichkeit im Gebrauch prüfen
Bitten Sie eine geeignete Person, den Text zu lesen und in eigenen Worten zu sagen, was wichtig ist und was sie als Nächstes tun würde. Fragen Sie nicht nur, ob alles verständlich sei. Eine allgemeine Zustimmung zeigt mögliche Missverständnisse oft nicht. Konkrete Rückfragen machen sichtbar, welche Angaben fehlen oder an welcher Stelle eine Formulierung anders verstanden wird.
Überarbeiten Sie anschließend gezielt diese Stellen. Wenn dieselbe Rückfrage später mehrfach auftaucht, kann sie auch in einer wiederkehrenden Vorlage berücksichtigt werden. Bewahren Sie jedoch keine Vorlage unverändert auf, wenn sich Termine, Kontaktwege oder Abläufe ändern. Verständliche Kommunikation bleibt aktuell, indem Inhalt und Form regelmäßig an den tatsächlichen Bedarf der Leser angepasst werden.
Für die praktische Umsetzung helfen ergänzend die Beiträge Barrierearme Treffen planen und Ein verständlicher Wochenplan. Dort finden Sie weitere Fragen und Beispiele für passende Absprachen im Alltag.
